Principios generales de control interno de empresas

Contar con controles internos es importante si se quiere empezar a tener mayor eficiencia, eficacia, orden y tener una mejor visión de la organización. El control interno lo podemos clasificar por niveles, dado que no todas las empresas están desarrolladas a la par. 

Los niveles de control interno:

• No confiable
  Empresas sin estructura organizacional, no existen roles.
• Informal
  Empresas con estructura organizacional mínima, cuenta con CI sin documentar, se lleva el día a día.
• Estandarizado
  Empresa con estructura organizacional media, cuenta con CI documentados, hay un mayor orden.
• Monitorizado
  Empresa con estructura organizacional avanzada, cuenta con CI documentados, además de herramientas para poder monitorizar los CI.
• Optimizado
  Empresa con estructura organizacional avanzada, cuenta con CI documentados, además de herramientas integrales para poder monitorear y optimizar los CI.

El control interno es un proceso desarrollado por la propia organización, ofreciendo una seguridad razonable, digo razonable por el hecho que el propio personal de la organización lo realiza, y no se puede garantizar seguro. Por lo tanto, no es posible establecer una metodología de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes, pero si es posible establecer principios y pautas generales de control interno, tales como:

• Principios
• Principio de igualdad u objetividad.- representa ante todo imparcialidad y actuación sin perjuicio en todos los asuntos que corresponde al campo de acción profesional del contador público. Lo anterior es especialmente importante cuando se trata de certificar, dictamen u opinar sobre los estados financieros de cualquier entidad.
• Principio de moralidad (integridad).- el auditor deberá mantener intacto su integridad moral, debe ser integro al llevar las auditorias de calidad reportando lo evidente (cierto) sin caer en perjuicios. Se espera de él, rectitud, probabilidad, honestidad, dignidad y sinceridad en cualquier circunstancia.
• Principios de economía.- es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades en los diferentes procesos, para maximizar sus resultados.
• Eficiencia
  Es la relación existente los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Cuenta con dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la economía en términos monetarios (costos).
• Eficacia
  Se define como el éxito de un programa o de una actividad para el cumplimiento de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.
• Equidad
  Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos; de bienes y servicios entre individuos de una misma categoría esencial.
• Pautas
• Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente.
• La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto de control de contabilidad y de operaciones.
• Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
• Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente la responsabilidad de una transacción comercial.
• Deben seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.
• Si es posible se debe rotar los empleados asignados a cada trabajo. La rotación evita la oportunidad de fraude.
• Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores.
• Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la empresa por robo.
• No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. También se cometen errores.
• Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
• Deben hacerse uso de herramientas (manuales, automáticas) siempre que esto sea factible. Con esto se puede reforzar el control interno.

 

Saludos.

 

 

Todo se aprende en la marcha

Me pareció muy interesante este artículo, por la idea que dan con respecto de que el planeamiento no asegura el éxito, y los emprendedores prefieren por aprender todo en la marcha. Les dejo aquí el artículo, a ver que piensan.

La era de las proyecciones y la previsión de los escenarios debe, según algunos expertos, llegar a su fin en el caso de los proyectos empresariales con alto potencial (conocido como “Star up”). William Hsu, cofundador y socio gerente de MuckerLab (firma aceleradora de proyectos “Star up”), es uno de los que creen que la manera de trabajar de estas firmas debe cambiar. Recientemente, en la revista “Inc.” Cuestionaba uno de los más arraigados preceptos que se tomaban en cuenta a la hora de poner en marcha un “Star up”: contar con plan de negocios. Para Hsu, el futuro de una empresa no se puede programar de antemano. A su entender, en el caso de esas iniciativas empresariales, el horizonte se debe trazar un paso a la vez. “Muchos empresarios tienen una cubierta de diapositivas, un plan de negocios perfecto, y un modelo financiero perfecto. Pero eso es todo lo que tenemos”, afirma. En esta misma línea, Chris Anderson, conocido editor de la revista “Wired”, ha manifestado en más de una ocasión que el perfil de los emprendedores se ha modificado-ya que optan por aprender todo en la marcha- y que el planeamiento no asegura el éxito. Hsu sostiene que esas empresas deben dejar en segundo plano su idea innovadora y preocuparse por tener un equipo humano con habilidades diversas y capaces de otorgarle un valor agregado a las firmas. Debido a la fuerte competencia, también recomienda ingresar al mercado lo más rápido posible y probar el producto- o servicio- in situ, asi se mantenga solo una parte de la visión que se tenía del negocio. La aplicación de estas ideas, de alguna manera, pueden ayudar a sembrar más creatividad.

Saludos

El continuo cambio

El mundo está en constantes cambios, la pregunta sería, ¿esto cambios nos interesan?, te dejo algunas cifras para que analices tu respuesta:

• En China hay más de 1.300.000.000 (mil trecientos millones) de personas.
• En la India hay más de 1.100.000.000 (mil cien millones) de personas.
• Las personas con elevado coeficiente intelectual (IQ) en China, son más que todos los habitantes del continente Americano.
• Muy pronto, China será el país donde más hablen inglés. Serán más que en Estados Unidos y Gran Bretaña juntos.
• Si todos los puestos de trabajo que existen hoy en Hispanoamérica se trasladaran a China, no habría suficientes empleos para todos los chinos en edad de trabajar. 
• Mientras lees este articulo…
• 60 niños nacerán en USA
• 244 nacerán en China
• 351 nacerán en la India
•  La Secretaria de Trabajo de los Estados Unidos calcula que, en los años próximos, una persona desempeñara hasta 14 trabajos diferentes antes de cumplir los 38 años.
• También hoy: 1 de cada 4 empleados trabaja contratado por menos de un año. Y más de la mitad no llega a alcanzar los 5 años de antigüedad en ningún trabajo.
• En el año 2002, la empresa fabricante del “Nintendo” invirtió más de 140 millones de dólares en investigación.
• En Hispanoamérica, ninguna de las empresas más grandes gastó ni la décima parte de esa cantidad en investigación.
• En la empresa “LG” trabajan más de 24.000 personas doctoradas en ciencias.
• En algunos países de Hispanoamérica hay menos de 16.000 personas doctoradas en ciencias, en todo el país.
• Los cónyuges de 1 de cada 8 matrimonios celebrados en el año 2006 se conocieron por internet.
• Hay más de 1.000 millones de personas registradas en Facebook.
• Si Facebook fuera un país, tendría más habitantes que la mayoría de los países del planeta.
• “Google” atiende más de 4.000 millones de búsquedas todos los días.
• Más de 6.000 millones de mensajes de texto se envían y se reciben todos los días. Son más que todas las personas que vivimos en este planeta.
• Diariamente se publican más de 3.000 libros.
• El diario “New York Times” publica más información en una semana, que toda la que tuvo a su alcance, durante toda su vida, una persona del siglo XVIII.
• Generamos, en todo el mundo, 40 exabytes de nueva información cada año (una cifra resultante de multiplicar 4x10 a la 19).
• Esta información es mayor que toda la generada en los 5.000 últimos años.
• En el mundo suenan 150 millones de teléfonos móviles cada segundo.
• Es posible que en el 2013 ya exista un ordenador que exceda la capacidad de cálculo del cerebro humano. Y, en 2023, ese ordenador costará menos de dos mil euros.

El tiempo pasa y todo cambia cada vez más deprisa, tenemos la capacidad para adaptarnos a estos cambios, ¿Cómo prepararnos para realizar trabajos que aún no existen, para usar tecnología que aún no se inventó y para resolver problemas que ni siquiera imaginamos?

 

Es momento de meditar y planificar.

 

Saludos.

Significado breve de Palabras claves que una empresa debe tener en cuenta

·         Visión

Representación de lo que la

organización debe ser en el

futuro.

·         Misión

Representación de lo que la

organización es.

·         Objetivo

Lo que la organización busca alcanzar cualitativamente.

·         Meta

Lo que la organización busca alcanzar cuantitativamente.

·         Estrategia

Acción que se realiza a largo plazo, teniendo impacto en toda la organización.

·         Táctica

Acción que se realiza a corto plazo, enfocado en la parte funcional y operacional de la organización.

·         Proceso

Actividades relacionadas entre, para lograr un objetivo en común.

·         Política

Norma general de la organización.

·         Regla

Norma especifica de la organización.

 

Definiciones de palabras tan simples, pero cada una de estas son todo un mundo J

Saludos

Alineación de Procesos de Negocios y Sistemas TI

En estos tiempos cada vez la competencia es mayor, las compañías están dando importancia en este punto de alineación de procesos de negocio con sistemas TI, adoptando conceptos como Business Process Reengineering (BPR) o Business Process Management (BPM), guiándolas hacia un mayor control y gestión de sus procesos de negocio.

La evolución de poder controlar los procesos de negocio es lograr una excelencia mediante de mejoras continuas de procesos (modelos como CMMI), pero cabe recalcar que si se desea llegar a este nivel es importante la alineación de procesos de negocio con los sistemas TI.

Los beneficios que se pueden llegar a obtener mediante esta alineación son:

• Mayor rendimiento del negocio
• Tecnología utilizada de forma estratégica
• Escalabilidad de sistemas TI

En la actualidad, aun se tiene muchas dificultades en lograr y sobre todo mantener esta alineación, provocando una disminución de la eficacia de los sistemas TI y una menor agilidad ante los cambios requeridos.

Algunos factores por lo cual se tienen estas dificultades:

• Dificultades de comunicación entre stakeholders e ingenieros de requisitos.
• Stakeholders que solo tienen una visión parcial del negocio.
• Ingenieros de requisitos sin una visión clara del negocio.
• Ingenieros de requisitos que se centran en especificar los requisitos a través de casos de uso, historias de usuario, etc., describiendo funcionalidades pero perdiendo información sobre las relaciones entre requisitos o con el entorno.

Alinear procesos de negocio y sistemas TI es un punto clave para que las empresas obtengan la eficacia y eficiencia para llevar su negocio.

Saludos.

Acelerar el crecimiento de su empresa

Nos enfocaremos en cuatro factores importantes para el crecimiento de una empresa.

·         Planeamiento – crecimiento según complejidad

Si se quiere tener un crecimiento continuo, es necesario que la organización tenga una estructura que evolucione al ritmo de la complejidad que vaya alcanzando, es decir, una empresa que factura un millón de dólares y que tiene 20 trabajadores, requiere de un sistema organizacional menos desarrollado que una que factura 10 millones y tiene 100 trabajadores.

En una etapa inicial, una empresa utiliza una estructura básica, sin embargo, conforme va creciendo deberá desarrollar una estructura gerencial. Esto significa delegar funciones y crear áreas especializadas (área de ventas, de producción, compras, etc.), para así continuar con un siguiente paso de dirigir y controlar aquello que se delegó a terceros, o en otras palabras formar un sistema de gobierno que le permita administrar de manera más efectiva y eficiente. Este sistema puede ser manejado por un directorio. Pongamos un ejemplo de una empresa de 50 trabajadores, la cual el directorio está conformado por el gerente general y los gerentes de las áreas claves del negocio. Este directorio tendría que reunirse una vez al mes para ver las estrategias de crecimiento de la empresa.

·         Diagnóstico organizacional

Este punto es un análisis de la situación actual de la empresa, para esto debemos tener en cuenta cuatro aspectos:

o   Fortaleza institucional: analizar áreas claves del negocio y ver la forma cómo mejorar la gestión de cada una de ellas.

o   Situación financiera: analizar estados financieros de por lo menos los últimos 3 años y hacer los comentarios respectivos.

o   Ambiente externo: conocer el desempeño de la empresa y su industria desde el punto de vista de los grupos de influencia (clientes y proveedores).

o   Clima laboral: conocer el clima organizacional para identificar ambientes adversos al proceso de aceleración y tomar medidas al respecto.

·         Fortalecimiento institucional

Se debe identificar las ventajas competitivas de la empresa a través del análisis y si se llega a dar el caso, la redefinición de los elementos estratégicos del negocio (misión, visión, propuesta de valor, modelo de negocio). Esto se realiza con la finalidad de diseñar una estrategia y las líneas de acción prioritarias. Luego se debe planificar las mejoras necesarias para ejecutar las estrategias adecuadas a su modelo de negocio (procesos, políticas, instrumentos de control y coordinación). Es importante tener conversaciones o entrevistas con los ejecutivos claves, dado que es sustancial analizar los aspectos que más nos preocupan del negocio: área comercial, finanzas, etc. En este punto podemos poner un ejemplo de la importancia de contar con una adecuada estructura, según la actividad que realiza, si alguien es importador y comercializa, debe tener un área de logística bien implementada.

·         Mecanismos de control

Es necesario hacer un seguimiento de las acciones definidas. Existe un tipo de control estratégico que mide a la empresa a nivel macro (rentabilidad, liquidez, metas de ventas generales por mes, costos, etc.) y un tipo control operativo, que se logra a través de indicadores de control creados por cada área.

Una vez que se tiene la estructura que la organización requiere, se deben identificar las competencias individuales del equipo directivo y del personal que ocupa puestos claves para facilitar la implementación de la estrategia planteada.

Saludos.

Ventajas competitivas empresariales

Se han preguntado lo tan importante es tener una ventaja competitiva sobre tu competencia?, bueno yo sí. Sin duda para que una organización sea exitosa, necesariamente debe sobresalir sobre todo su entorno y para eso necesita contar con una ventaja competitiva.

Empecemos hablando sobre un poco de historia de estrategias empresariales, las empresas han ido evolucionando la manera de cómo llegar al éxito, o en otras palabras como generar mayores ganancias, utilidades, rentabilidad y liquidez. Detallando un poco más esta evolución, notamos que ha habido 4 grandes etapas hasta el momento:

          ·         Estrategias enfocadas en producción

          ·         Estrategias enfocadas en ventas

·         Estrategias enfocadas en marketing

·         Estrategias enfocadas en marketing – ecología 

Pero ustedes dirán porque estoy hablando de estrategias empresariales, si el tema son ventajas competitivas. Bueno, simplemente es porque van de la mano. Una empresa puede tener una ventaja competitiva única, pero si no cuenta con las estrategias necesarias, el mercado prácticamente no se enterará o si lo hace, no será con el impacto esperado o peor aún puede tener una ventaja competitiva y ni siquiera darse cuenta. 

 

Ahora bien, hay que definir ¿Qué es una ventaja competitiva? … simplemente es una o varias características que tiene una empresa, haciéndola superior a sus competidores. Pongo como ejemplo: tener una buena imagen, una presentación única de un producto, se esté muy bien posicionado en un segmento del mercado, precios más bajos, muy buena calidad en productos, etc etc.

 

Existen teorías de dos gurús que han revolucionado la forma de diferenciarse del resto de empresas (ventajas competitivas):

·         Michael E. Porter

·         W. Chan Kim

Empecemos hablando sobre la teoría de Porter; cuenta con tres estrategias genéricas:

·         Liderazgo en costos

o   Mantener el costo más bajo frente a los competidores y lograr un volumen alto de ventas en el sector.

o   Contar con facilidades productivas.

o   Reducir los costos basados en la experiencia.

o   Mantener un control estricto de costos, sobretodo de los indirectos.

o   Reducir al máximo gastos de ventas, publicidad, servicios y otros.

·         Diferenciación

o   Creación de productos únicos en la industria.

o   Diseño e imagen de marca únicos.

o   Exclusivo servicio al cliente y alta tecnología.

o   Prestaciones y peculiaridades especiales en los productos y procesos.

o   Contar con una excelente red de contactos.

·         Enfoque

o   Concentrarse en un grupo particular de clientes, en un mercado geográfico específico, o en una línea de productos.

o   Puede tomar dos formas: en costos, o en diferenciación

o   Debe servirse muy bien ese particular mercado y desarrollar políticas coherentes con ese fin.

 

Es importante mencionar que Porter da un modelo llamado “5 fuerzas”, la que describe 5 fuerzas que influyen en la estrategia competitiva de una compañía. Estas son:

Poniendo como ejemplo mencionaremos a la empresa DELL, su ventaja competitiva es sus bajos costos (liderazgo en costos). Dell incorporó una estrategia para producir PC’s a costos bajos en relación a su competencia. Otra ventaja fue su calidad en la atención a sus clientes (diferenciación), incorporando una estrategia de servicio al cliente de gran utilidad para sus compradores como es el servicio vía telefónica e internet.

 

Hablando de la teoría de W. Chan Kim “Estrategia del océano azul”, es un desafío para que las empresas abandonen el sangriento océano de la competencia y generen espacios seguros en el mercado, en los cuales la competencia no tenga importancia.

En lugar de repartirse la demanda existente y compararse constantemente con la competencia, la estrategia del océano azul habla de aumentar el tamaño de la demanda y dejar atrás la competencia.

A continuación pongo una serie de características de cada océano (azul y rojo):

Un Océano Azul es:

ü  Un espacio de mercado no aprovechado.

ü  La mayoría de ellos brota de los océanos rojos cuando se amplían las fronteras de las industrias.

ü  La competencia pierde su validez porque las reglas del juego todavía no existen.

Los Océanos Rojos:

ü  Representan a todas las industrias existentes en la actualidad.

ü  Es el espacio conocido del mercado.

ü  Las fronteras de las industrias están definidas y aceptadas.

ü  Se conocen las reglas del juego.

ü  Las compañías tratan de superar a sus rivales a fin de llevarse una mayor participación en la demanda existente.

ü  A medida que se satura el espacio del mercado se reducen las perspectivas de rentabilidad y crecimiento.

ü  Siempre será importante mantenerse a flote gracias a vencer a los rivales

ü  Los océanos rojo siempre serán importante y serán una realidad de la vida de los negocios.

ü  A mayor número de industria la oferta superara la demanda.

ü  La competencia a muerte tiñe de sangre el agua del océano rojo.

La estrategia del océano rojo vs la estrategia del océano azul

Principios de la estrategia del océano azul:

ü  Crear nuevos espacios de consumo

El primer principio para la creación de una estrategia de estas características es establecer un proceso estructurado que logre ampliar los límites del mercado tal y como se concibe hoy en día. Es decir, no podemos intentar predecir las tendencias de una industria o sector a través de un ejercicio meramente adivinatorio. Tampoco consiste en implementar las nuevas ideas que surgen en la mente de los gestores utilizando el método de ensayo y error.

 

ü  Centrarse en la idea global, no en los números

Los estrategas pasan gran parte de su tiempo haciendo números en lugar de salir al exterior y pensar en cómo alejarse cada vez más de la competencia, realizan pequeños movimientos tácticos que al unirlos no muestran una dirección clara ni innovadora, hay que concentrarse en la globalidad, no en los números.

En lugar de elaborar un documento formal, resulta más recomendable dibujar sobre un lienzo, y de la manera más clara posible, la estrategia que queremos implementar.

ü  Ir más allá de la demanda existente

Cuanto más intensa es la competencia entre las empresas, más fuerte es el intento de personalización de la oferta de productos y servicios, se corre el riesgo de crear mercados-objetivo demasiados pequeños, en lugar de concentrarse en los clientes.

Tienen que dirigir su mirada hacia los no-clientes; y, en vez de extremar su atención a las diferencias entre los clientes, deben potenciar los elementos comunes que todos ellos valoran.

ü  Asegurar la viabilidad comercial del O.A

o   El objetivo no es otro que reducir el riesgo que entraña la implantación de una estrategia de este tipo.

o   -Vencer las principales barreras organizacionales.

o   -Incorporar la ejecución la estrategia.

Este principio se resuelve con las siguientes interrogantes:

o   ¿Obtendrán los clientes una utilidad excepcional de la nueva idea de negocio?

o   ¿El precio marcado para los productos o servicios está al alcance de la gran masa de posibles clientes?

o   ¿La estructura de costes que tenemos es viable teniendo en cuenta el objetivo de precios que nos hemos marcado?

o   ¿Existen obstáculos para transformar nuestra actual propuesta de valor?

Poniendo como ejemplo mencionaremos a la empresa Starbucks, como sabemos se dedica a la venta de café, en otras palabras se enfoca en el servicio. Antes de Starbucks, el sector de cafeterías en EE.UU. estaba compuesto de pequeños restaurantes que ofrecían una taza “sin límite” de café, un menú de comida y servicio a la mesa; el ambiente no era muy agradable y los precios eran bajos.

Starbucks ofrece mucho más que una taza de café americano y autoservicio: ofrece bebidas gourmet hechas al momento y a la orden. Pero más importante: Starbucks ofrece una experiencia, un lugar para relajarse o encontrarse con amigos mientras se disfruta de un buen café o té.

Starbucks hizo crecer sus mercado al atraer nuevos grupos de clientes al sector, encontró su universo de no clientes. Los jóvenes y profesionales que no consumían café llegaron a ser aficionados a las cafeterías y Starbucks desplazó a los bares como un lugar para encontrarse con los amigos.

 

Para finalizar este pequeño artículo, y teniendo plasmados estos dos enfoques, podemos decir que Porter busca una ventaja frente a otras empresas, mientras que Kim habla de crear un propio mercado, el cual trae consigo barreras considerables contra la imitación.

Estos dos enfoques no son contradictorios, más bien se complementan. Ya que el océano azul de Kim, se basa de la diferenciación de Porter, ya que ambos consideran que es necesario crear cosas nuevas.

Saludos.