Metodologia de las 5S

Es una metodología que ayuda a la organización a obtener numerosas mejoras a bajo coste.
Imaginémonos que para mejorar nuestra organización debemos hablar de organizar, ordenar y limpiar, muchos dirán que es demasiado simple, las organizaciones de hoy en día necesitan algo más complejo. Estos 3 conceptos, son el primer paso que propone esta metodología para que una organización quiera realizar un proceso de mejora y una premisa básica e imprescindible para aumentar la productividad y obtener un entorno seguro y agradable.
A continuación mostrare algunos aspectos importantes de esta metodología.
 

¿A qué tipo de empresa está enfocado las 5S?
Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios. SIEMPRE SE PUEDEN EVITAR INEFICIENCIAS, EVITAR DESPLAZAMIENTOS, Y ELIMINAR DESPILFARROS DE TIEMPO Y ESPACIO

¿Cuál es el objetivo de esta metodología?
Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia, LA CALIDAD, LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

¿Que son las 5S?
Las 5S son las iníciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología:

• Las 3 primeras fases - CLASIFICACION U ORGANIZACION, ORDEN Y LIMPIEZA - son operativas.
• La cuarta fase - ESTANDARIZACION O CONTROL VISUAL - ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores, mediante la estandarización de las practicas.
• La quinta fase - MANTENER LA DISCIPLINA, MANTENIMIENTO O DISCIPLINA Y HABITO - permite adquirir el habito de su práctica y mejora continua en el trabajo.

¿Cómo se podría definir las 5S?
Como un estado ideal en el que:

• Los materiales y útiles innecesarios se han eliminado.
• Todo se encuentra ordenado e identificado. 
• Se han eliminado las fuentes de suciedad. 
• Existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o fallos. 
• Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.

¿Qué beneficios aportan las 5S?

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
• Reducir gastos de tiempo y energía.
• Reducir riesgos de accidentes o sanitarios. 
• Mejorar la calidad de la producción. 
• Mejorar la seguridad en el trabajo.

Saludos.

Millennials: Una generación muy complicada

Los jóvenes que nacieron entre los años 1980 y 2000.

Son narcisistas, perezosos, mimados e incluso algo delirantes. Así empieza el periodista Josh Sanburn, de la revista “Time”, una breve descripción sobre los Millennials, una generación compuesta solo en  EE.UU. por unos 80 millones de jóvenes. Sin embargo, lo que podrían parecer simples estereotipos negativos en realidad son características que las investigaciones sociológicas e incluso medicas han venido comprobando en toda una década.

El Instituto  Nacional de Salud de EE.UU. encontró que para las personas con 20 años el trastorno de personalidad es tres veces más alto que para la generación que hoy bordea los 65 años. Hay más: en 1992, el 80% de personas menores de 23 años quería tener algún día un trabajo con mayor responsabilidad; diez años más tarde, el 60% lo consiguió. En el otro extremo, el 40% de los Millennials creen que deben ser promovidos de sus puestos cada dos años, independiente de los resultados obtenidos. “Son tan esperanzados en el futuro que parecería que nunca han hablado hablar de algo llamado la Gran Recesión”, escribió Sanburn. Y es que estos jóvenes están más enfocados en sacar el mayor provecho al presente, vivir de lo que les apasiona y buscar la felicidad en todo lo que hacen. Tienen una ventaja frente a las generaciones pasadas: su facilidad de conexión a través de tecnología. Por eso, no suelen estar atados a una empresa por muchos años. No es su estilo. Son libres, razón por la que suelen ser más arriesgados en iniciar sus propios proyectos o en renunciar a sus trabajos, si es que no se sienten a gusto en su entorno de labores.

La agencia mundial OMD realizó una encuesta en 32 países a más de 2500 personas de esta edad y determino algunas de sus particularidades. Hallo, entre otras cosas, que más del 50% prefiere “no tener empleo a estar en un trabajo que odie”. Esta estadística está muy relacionada con un estudio del Departamento de Trabajo de EE.UU. que reveló que “un joven cambiará de empleo unas 15 veces antes de los 38 años”. Por ello, hoy las grandes empresas ya han advertido el comportamiento de esta generación y han empezado a fidelizar a sus empleados más jóvenes ante el temor de su partida.

Se calcula que para el 2020 esta generación representará el 40% de la mano de obra mundial, y en el 2025, más del 70%. Parece una advertencia.

Saludos.

Principios generales de control interno de empresas

Contar con controles internos es importante si se quiere empezar a tener mayor eficiencia, eficacia, orden y tener una mejor visión de la organización. El control interno lo podemos clasificar por niveles, dado que no todas las empresas están desarrolladas a la par. 

Los niveles de control interno:

• No confiable
  Empresas sin estructura organizacional, no existen roles.
• Informal
  Empresas con estructura organizacional mínima, cuenta con CI sin documentar, se lleva el día a día.
• Estandarizado
  Empresa con estructura organizacional media, cuenta con CI documentados, hay un mayor orden.
• Monitorizado
  Empresa con estructura organizacional avanzada, cuenta con CI documentados, además de herramientas para poder monitorizar los CI.
• Optimizado
  Empresa con estructura organizacional avanzada, cuenta con CI documentados, además de herramientas integrales para poder monitorear y optimizar los CI.

El control interno es un proceso desarrollado por la propia organización, ofreciendo una seguridad razonable, digo razonable por el hecho que el propio personal de la organización lo realiza, y no se puede garantizar seguro. Por lo tanto, no es posible establecer una metodología de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes, pero si es posible establecer principios y pautas generales de control interno, tales como:

• Principios
• Principio de igualdad u objetividad.- representa ante todo imparcialidad y actuación sin perjuicio en todos los asuntos que corresponde al campo de acción profesional del contador público. Lo anterior es especialmente importante cuando se trata de certificar, dictamen u opinar sobre los estados financieros de cualquier entidad.
• Principio de moralidad (integridad).- el auditor deberá mantener intacto su integridad moral, debe ser integro al llevar las auditorias de calidad reportando lo evidente (cierto) sin caer en perjuicios. Se espera de él, rectitud, probabilidad, honestidad, dignidad y sinceridad en cualquier circunstancia.
• Principios de economía.- es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades en los diferentes procesos, para maximizar sus resultados.
• Eficiencia
  Es la relación existente los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Cuenta con dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la economía en términos monetarios (costos).
• Eficacia
  Se define como el éxito de un programa o de una actividad para el cumplimiento de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.
• Equidad
  Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos; de bienes y servicios entre individuos de una misma categoría esencial.
• Pautas
• Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente.
• La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto de control de contabilidad y de operaciones.
• Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
• Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente la responsabilidad de una transacción comercial.
• Deben seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.
• Si es posible se debe rotar los empleados asignados a cada trabajo. La rotación evita la oportunidad de fraude.
• Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores.
• Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la empresa por robo.
• No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. También se cometen errores.
• Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
• Deben hacerse uso de herramientas (manuales, automáticas) siempre que esto sea factible. Con esto se puede reforzar el control interno.

 

Saludos.

 

 

Todo se aprende en la marcha

Me pareció muy interesante este artículo, por la idea que dan con respecto de que el planeamiento no asegura el éxito, y los emprendedores prefieren por aprender todo en la marcha. Les dejo aquí el artículo, a ver que piensan.

La era de las proyecciones y la previsión de los escenarios debe, según algunos expertos, llegar a su fin en el caso de los proyectos empresariales con alto potencial (conocido como “Star up”). William Hsu, cofundador y socio gerente de MuckerLab (firma aceleradora de proyectos “Star up”), es uno de los que creen que la manera de trabajar de estas firmas debe cambiar. Recientemente, en la revista “Inc.” Cuestionaba uno de los más arraigados preceptos que se tomaban en cuenta a la hora de poner en marcha un “Star up”: contar con plan de negocios. Para Hsu, el futuro de una empresa no se puede programar de antemano. A su entender, en el caso de esas iniciativas empresariales, el horizonte se debe trazar un paso a la vez. “Muchos empresarios tienen una cubierta de diapositivas, un plan de negocios perfecto, y un modelo financiero perfecto. Pero eso es todo lo que tenemos”, afirma. En esta misma línea, Chris Anderson, conocido editor de la revista “Wired”, ha manifestado en más de una ocasión que el perfil de los emprendedores se ha modificado-ya que optan por aprender todo en la marcha- y que el planeamiento no asegura el éxito. Hsu sostiene que esas empresas deben dejar en segundo plano su idea innovadora y preocuparse por tener un equipo humano con habilidades diversas y capaces de otorgarle un valor agregado a las firmas. Debido a la fuerte competencia, también recomienda ingresar al mercado lo más rápido posible y probar el producto- o servicio- in situ, asi se mantenga solo una parte de la visión que se tenía del negocio. La aplicación de estas ideas, de alguna manera, pueden ayudar a sembrar más creatividad.

Saludos

El continuo cambio

El mundo está en constantes cambios, la pregunta sería, ¿esto cambios nos interesan?, te dejo algunas cifras para que analices tu respuesta:

• En China hay más de 1.300.000.000 (mil trecientos millones) de personas.
• En la India hay más de 1.100.000.000 (mil cien millones) de personas.
• Las personas con elevado coeficiente intelectual (IQ) en China, son más que todos los habitantes del continente Americano.
• Muy pronto, China será el país donde más hablen inglés. Serán más que en Estados Unidos y Gran Bretaña juntos.
• Si todos los puestos de trabajo que existen hoy en Hispanoamérica se trasladaran a China, no habría suficientes empleos para todos los chinos en edad de trabajar. 
• Mientras lees este articulo…
• 60 niños nacerán en USA
• 244 nacerán en China
• 351 nacerán en la India
•  La Secretaria de Trabajo de los Estados Unidos calcula que, en los años próximos, una persona desempeñara hasta 14 trabajos diferentes antes de cumplir los 38 años.
• También hoy: 1 de cada 4 empleados trabaja contratado por menos de un año. Y más de la mitad no llega a alcanzar los 5 años de antigüedad en ningún trabajo.
• En el año 2002, la empresa fabricante del “Nintendo” invirtió más de 140 millones de dólares en investigación.
• En Hispanoamérica, ninguna de las empresas más grandes gastó ni la décima parte de esa cantidad en investigación.
• En la empresa “LG” trabajan más de 24.000 personas doctoradas en ciencias.
• En algunos países de Hispanoamérica hay menos de 16.000 personas doctoradas en ciencias, en todo el país.
• Los cónyuges de 1 de cada 8 matrimonios celebrados en el año 2006 se conocieron por internet.
• Hay más de 1.000 millones de personas registradas en Facebook.
• Si Facebook fuera un país, tendría más habitantes que la mayoría de los países del planeta.
• “Google” atiende más de 4.000 millones de búsquedas todos los días.
• Más de 6.000 millones de mensajes de texto se envían y se reciben todos los días. Son más que todas las personas que vivimos en este planeta.
• Diariamente se publican más de 3.000 libros.
• El diario “New York Times” publica más información en una semana, que toda la que tuvo a su alcance, durante toda su vida, una persona del siglo XVIII.
• Generamos, en todo el mundo, 40 exabytes de nueva información cada año (una cifra resultante de multiplicar 4x10 a la 19).
• Esta información es mayor que toda la generada en los 5.000 últimos años.
• En el mundo suenan 150 millones de teléfonos móviles cada segundo.
• Es posible que en el 2013 ya exista un ordenador que exceda la capacidad de cálculo del cerebro humano. Y, en 2023, ese ordenador costará menos de dos mil euros.

El tiempo pasa y todo cambia cada vez más deprisa, tenemos la capacidad para adaptarnos a estos cambios, ¿Cómo prepararnos para realizar trabajos que aún no existen, para usar tecnología que aún no se inventó y para resolver problemas que ni siquiera imaginamos?

 

Es momento de meditar y planificar.

 

Saludos.

Significado breve de Palabras claves que una empresa debe tener en cuenta

·         Visión

Representación de lo que la

organización debe ser en el

futuro.

·         Misión

Representación de lo que la

organización es.

·         Objetivo

Lo que la organización busca alcanzar cualitativamente.

·         Meta

Lo que la organización busca alcanzar cuantitativamente.

·         Estrategia

Acción que se realiza a largo plazo, teniendo impacto en toda la organización.

·         Táctica

Acción que se realiza a corto plazo, enfocado en la parte funcional y operacional de la organización.

·         Proceso

Actividades relacionadas entre, para lograr un objetivo en común.

·         Política

Norma general de la organización.

·         Regla

Norma especifica de la organización.

 

Definiciones de palabras tan simples, pero cada una de estas son todo un mundo J

Saludos

Alineación de Procesos de Negocios y Sistemas TI

En estos tiempos cada vez la competencia es mayor, las compañías están dando importancia en este punto de alineación de procesos de negocio con sistemas TI, adoptando conceptos como Business Process Reengineering (BPR) o Business Process Management (BPM), guiándolas hacia un mayor control y gestión de sus procesos de negocio.

La evolución de poder controlar los procesos de negocio es lograr una excelencia mediante de mejoras continuas de procesos (modelos como CMMI), pero cabe recalcar que si se desea llegar a este nivel es importante la alineación de procesos de negocio con los sistemas TI.

Los beneficios que se pueden llegar a obtener mediante esta alineación son:

• Mayor rendimiento del negocio
• Tecnología utilizada de forma estratégica
• Escalabilidad de sistemas TI

En la actualidad, aun se tiene muchas dificultades en lograr y sobre todo mantener esta alineación, provocando una disminución de la eficacia de los sistemas TI y una menor agilidad ante los cambios requeridos.

Algunos factores por lo cual se tienen estas dificultades:

• Dificultades de comunicación entre stakeholders e ingenieros de requisitos.
• Stakeholders que solo tienen una visión parcial del negocio.
• Ingenieros de requisitos sin una visión clara del negocio.
• Ingenieros de requisitos que se centran en especificar los requisitos a través de casos de uso, historias de usuario, etc., describiendo funcionalidades pero perdiendo información sobre las relaciones entre requisitos o con el entorno.

Alinear procesos de negocio y sistemas TI es un punto clave para que las empresas obtengan la eficacia y eficiencia para llevar su negocio.

Saludos.