Contar con controles internos es importante si se quiere empezar a tener mayor eficiencia, eficacia, orden y tener una mejor visión de la organización. El control interno lo podemos clasificar por niveles, dado que no todas las empresas están desarrolladas a la par.
Los niveles de control interno:
- No confiable
Empresas sin estructura organizacional, no existen roles. - Informal
Empresas con estructura organizacional mínima, cuenta con CI sin documentar, se lleva el día a día. - Estandarizado
Empresa con estructura organizacional media, cuenta con CI documentados, hay un mayor orden. - Monitorizado
Empresa con estructura organizacional avanzada, cuenta con CI documentados, además de herramientas para poder monitorizar los CI. - Optimizado
Empresa con estructura organizacional avanzada, cuenta con CI documentados, además de herramientas integrales para poder monitorear y optimizar los CI.
El control interno es un proceso desarrollado por la propia organización, ofreciendo una seguridad razonable, digo razonable por el hecho que el propio personal de la organización lo realiza, y no se puede garantizar seguro. Por lo tanto, no es posible establecer una metodología de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes, pero si es posible establecer principios y pautas generales de control interno, tales como:
- Principios
- Principio de igualdad u objetividad.- representa ante todo imparcialidad y actuación sin perjuicio en todos los asuntos que corresponde al campo de acción profesional del contador público. Lo anterior es especialmente importante cuando se trata de certificar, dictamen u opinar sobre los estados financieros de cualquier entidad.
- Principio de moralidad (integridad).- el auditor deberá mantener intacto su integridad moral, debe ser integro al llevar las auditorias de calidad reportando lo evidente (cierto) sin caer en perjuicios. Se espera de él, rectitud, probabilidad, honestidad, dignidad y sinceridad en cualquier circunstancia.
- Principios de economía.- es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades en los diferentes procesos, para maximizar sus resultados.
- Eficiencia
Es la relación existente los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Cuenta con dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la economía en términos monetarios (costos). - Eficacia
Se define como el éxito de un programa o de una actividad para el cumplimiento de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. - Equidad
Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos; de bienes y servicios entre individuos de una misma categoría esencial. - Pautas
- Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente.
- La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto de control de contabilidad y de operaciones.
- Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
- Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente la responsabilidad de una transacción comercial.
- Deben seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.
- Si es posible se debe rotar los empleados asignados a cada trabajo. La rotación evita la oportunidad de fraude.
- Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores.
- Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la empresa por robo.
- No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. También se cometen errores.
- Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
- Deben hacerse uso de herramientas (manuales, automáticas) siempre que esto sea factible. Con esto se puede reforzar el control interno.
Saludos.
