Evaluando su organización, comience por la contabilidad

La contabilidad es la base de una organización, es donde recae toda transacción realizada sea tanto ventas, compras, pagos a trabajadores, etc… Pero muchas organizaciones no le dan la importancia necesaria a la parte contable, priorizando procesos, personal, know how. La verdad es que se debería llevar todo a un mismo nivel, pero en la realidad esto no es así.

Porque se debe hacer entender a los administradores de la organización que la contabilidad es una herramienta necesaria para poder hacer operar el negocio eficientemente. La respuesta es simple, la contabilidad es una herramienta que se amolda a la organización, se debe tener mucho criterio, dado que existe más de una forma de llevar a cabo la contabilidad y la perspectiva contable de una organización tiene un gran impacto en la dirección del negocio.

Observemos tres áreas específicas de la contabilidad y la forma en que las prácticas tradicionales generan ineficiencias y demoras en la toma de decisiones. Aunque la perspectiva tradicional parezca ser sólida como una roca, esta se puede revisar para incluir principios alternativos para solucionar de la mejor forma, los retos que enfrentan hoy las organizaciones.  

• Inventario de productos en proceso. Cualquier contador le dirá que la producción en proceso es un activo de la empresa. La empresa ha gastado ya una cantidad importante de dinero para producir su inventario y en teoría, este inventario puede ser vendido o reprocesado dependiendo de los cambios en la demanda u otras condiciones. Suena razonable, ¿no le parece? En realidad, este es el estándar contable al cual los ejecutivos recurren cuando acumulan sin miedo inventario en la forma de lotes de tamaño económico o cuando comienzan la producción de artículos según los pronósticos de la demanda.
  Por el contrario, los principios de la racionalidad ven el inventario innecesario, incluyendo la producción en proceso, como un desperdicio que debe ser minimizado o eliminado por completo. De aquí que la contabilidad racionalizada estimula la eliminación de inventario innecesario o por lo menos su minimización y allí, la producción en proceso es categorizada como un pasivo en los informes financieros.

• Gastos laborales. Los modelos contables tradicionales listan a los empleados como un gasto variable que debe ser minimizado de la misma forma que otros costes, como los materiales comprados o los cargos por entrega. Esta actitud ha propagado dramáticas repercusiones económicas y políticas, con los Estados Unidos y otros países desarrollados que utilizan la subcontratación de actividades de manufactura en regiones donde la mano de obra es más barata. Dentro del paradigma de la contabilidad tradicional, la subcontratación cobra sentido.
  El modelo de contabilidad racionalizada ofrece una respuesta simple pero influyente: Los empleados son parte de los activos de una compañía y deberían ser contabilizados como tales. El efecto de este cambio contable es enorme. Esto motiva a los directores a retener y mejorar continuamente el mayor activo de la compañía, su personal, en lugar de recortar personal o contratar nuevos empleados cuando las condiciones del mercado cambian. Pero este principio de racionalización no puede ser adoptado por sí solo, debe ser alineado con una gestión estratégica de la fuerza laboral (planes de desarrollo profesional, etc.), además de la reorientación de los procesos empresariales en toda la empresa.

• Informes financieros. Históricamente, el propósito del departamento de contabilidad ha sido la recopilación de la información financiera de todas las divisiones, departamentos o tiendas de la compañía para guardarla y mantenerla, preparar estados financieros y otros informes (mensual, trimestral o anualmente) y dotar con información a las diferentes partes (gerencia, inversionistas, gobierno, etc.). Sin embargo, estos informes –y el tiempo que toma prepararlos- pueden no tener mucho sentido para la empresa.
  
  • El formato de estos informes refleja con frecuencia los requisitos primordiales de las instituciones financieras o las autoridades gubernamentales en lugar de las necesidades propias de la compañía.
  • Los informes son realizados post mortem, lo cual es demasiado tarde para la toma de decisiones oportunas y decisiones administrativas razonables.
  • La lógica de estos informes está basada en los supuestos de la contabilidad tradicional con respecto a los activos y los gastos, pero es posible que no refleje las situaciones del escenario empresarial real de su compañía.  
  La tecnología de hoy es capaz de apoyar otras alternativas para los informes contables (además de aquellos requeridos por ley) y permite tener muchas formas de presentar información financiera en tiempo real para los usuarios, generándola por demanda para satisfacer requisitos empresariales inmediatos y específicos. Las empresas de hoy pueden supervisar sus parámetros financieros y demás, en la medida en que la información se hace disponible en tiempo real. No hay razón alguna para permanecer en la oscuridad mientras recibe sus informes mensuales o trimestrales. Además, la contabilidad racionalizada cambia el enfoque contable desde los informes coordinados según los costes/beneficios, hacia la corriente de supervisión de la cadena de valor y produce otro efecto de largo plazo: la empresa obtiene una herramienta que le permite realizar evaluaciones en tiempo real de sus actividades y las cuales permiten identificar brechas reales de rendimiento, en lugar de reducir costos para “mejorar” el informe financiero.

Ciertamente, estos tres ejemplos del impacto de la contabilidad no cuentan toda la historia. La revisión y evaluación de todo el marco de trabajo contable llevará inevitablemente a cambios en los demás procesos empresariales de la organización.

Cuando las prácticas contables están alineadas con los procesos y objetivos de la organización, sus informes financieros les permiten tomar decisiones administrativas en consonancia y mejorar los resultados de largo plazo de la empresa. Por lo tanto no es una mala idea que las empresas empiecen por la contabilidad cuando se trata de evaluar sus negocios, ya que allí existe un gran potencial para mejorar el rendimiento total de la empresa. 

 

Saludos.